Regolamento
Al presente Regolamento fa riferimento l’Art.8 dello Statuto dello IARA. Le norme contenute in tale documento delineano le regole necessarie per l’organizzazione del Congresso Nazionale di Radio Astronomia Amatoriale organizzato dallo IARA. Per ogni altra norma si rimanda allo Statuto dello IARA.
Art. 1 (rif. Art.8 Statuto IARA) – Congresso Nazionale
Il Congresso Nazionale di Radioastronomia Amatoriale dello IARA si svolge con cadenza annuale o biennale. Gli aspetti logistici ed organizzativi riguardanti la sede e gli strumenti sono a carico di un Gruppo o di una Associazione che ha dato preventivamente la disponibilità ad ospitarlo. Il Congresso Nazionale di Radioastronomia Amatoriale dello IARA rappresenta il momento principale di incontro e scambio di esperienze per tutti i membri IARA e per tutti gli interessati. In tale sede tutti i membri IARA che hanno svolto un lavoro inerente alla radioastronomia possono esporlo in sessioni orali o poster. Altresì è data la possibilità a persone esterne allo IARA di partecipare attivamente con sessioni orali o poster a loro specificatamente dedicate. Il Congresso Nazionale di Radioastronomia Amatoriale dello IARA Group viene indetto dal CD di IARA che definisce, come da statuto, le norme che riguardano lo svolgimento dei lavori congressuali. Il Congresso Nazionale e l’Assemblea dello Staff di IARA potranno essere concomitanti.
Art. 2 – Scelta della sede e della data
Fatta eccezione per le prime tre edizioni del Congresso Nazionale di Radioastronomia Amatoriale dello IARA , la scelta della sede dei futuri Convegni sarà effettuata prima della conclusione del Congresso in corso tramite riunione del CD di IARA dove verranno valutate le varie candidature per la sede raccolte nei mesi precedenti. Un gruppo che intende presentare la propria candidatura per ospitare il successivo Congresso Nazionale può scrivere una mail al Coordinatore di Sezione “Congressi ed Iniziative pubbliche” o al CD di IARA. La data del Congresso sarà decisa inderogabilmente dal CD di IARA che provvederà a comunicarla con ampio anticipo ai Gruppi o alle Associazioni offertesi per l’organizzazione del Congresso. In sede congressuale, all’interno di un opportuno spazio, la sede e la data del successivo Congresso verrà proclamata ufficialmente dal Coordinatore IARA insieme al Coordinatore di Sezione “Congressi ed Iniziative pubbliche” o eventualmente da un Consigliere di IARA in caso di assenza motivata di uno dei due.
Art. 3 –La dicitura
Fatta eccezione per i primi due Convegni Nazionali, dal terzo Congresso Nazionale, tale congresso assume oltre alla consueta dicitura Congresso Nazionale di Radioastronomia Amatoriale anche quello di ICARA, Italian Congress of Amateur Radio Astronomy eventualmente seguìto dall’anno di svolgimento.
Art. 4 – Compiti e doveri del Gruppo o della Associazione organizzatrice
Il Gruppo o la Associazione organizzatrice ha il compito di curare tutta l’organizzazione logistica e quanto altro sia necessario per la buona riuscita del Congresso Nazionale di Radioastronomia Amatoriale dello IARA .
a. Il Gruppo o la Associazione organizzatrice ha l’obbligo di citare in ogni comunicato ufficiale sul Congresso il nome ed il logo di IARA con la dicitura di “ICARAanno n° Congresso Nazionale di Radioastronomia Amatoriale organizzato dallo IARA in collaborazione con [nome gruppo/associazione ospitante]”.
b. Ogni decisione primaria deve essere concordata con il CD di IARA. Il Gruppo o la Associazione organizzatrice ha l’obbligo di comunicare per tempo al CD di IARA le modalità e gli orari con cui saranno disponibili i locali che ospiteranno il Congresso. Tale disponibilità dovrà essere compatibile con la strutturazione del congresso in Sessioni secondo quanto indicato dal CD di IARA.
c. In concerto con l’Associazione Ospitante il Responsabile di Sezione “Congressi ed Iniziative pubbliche” IARA si occuperà dell’organizzazione del programma degli interventi, riservando anche uno spazio per i responsabili di sezione che, come da statuto, potranno esporre i loro lavori all’interno del Congresso.
d. Il Gruppo o l’Associazione che si impegna ad organizzare il Congresso Nazionale deve offrire la disponibilità di almeno tre persone fornendone al CD di IARA il nome, cognome, email, numero telefonico al fine di costituire un Comitato Organizzatore Locale.
e. Il CD di IARA di volta in volta potrà validare o meno la candidatura del comitato locale del gruppo/associazione. In caso di convalida tale gruppo (da ora in avanti LOC) questo verrà preso come riferimento per il proseguo dell’organizzazione del congresso.
f. Il LOC si deve impegnare a fornire una relazione settimanale sull’attività svolta inerente il Congresso Nazionale.
g. Il Gruppo o l’Associazione si presta a garantire l’affidabilità e l’integrità del gruppo o dell’associazione.
h. Il Gruppo o l’Associazione si impegna a garantire tutto il supporto logistico locale. Deve provvedere all’identificazione di una o più soluzioni da adottare per la sala congressi. Deve ricercare eventuali fonti e/o sponsorizzazioni. Si deve attivare per le convenzioni con strutture alberghiere e di ristorazione locali.
i. Per attività non direttamente inerenti al Congresso Nazionale, come visite guidate o eventi affini, il Gruppo o l’Associazione organizzatrice si può avvalere del supporto dello IARA, ma tale attività è di gestione e organizzazione del comitato organizzativo, fatta eccezione per l’organizzazione oraria all’interno del Congresso Nazionale e per le comunicazioni sugli atti ufficiali.
Art. 5 – Il ruolo dello IARA nell’organizzazione del Congresso Nazionale
Il ruolo di IARA, per mezzo del suo CD di IARA, è quello di supervisionare l’organizzazione del Congresso, di preparare il programma dei lavori e di coordinare e coadiuvare il lavoro del Gruppo o della Associazione organizzatrice.
a. IARA ha potere decisionale sulle questioni che riguardano il Congresso e – nel caso in cui ve ne fosse necessità – può far pesare in modo decisivo le proprie scelte.
b. Il CD IARA decide la data del Congresso e nomina il Gruppo o l’Associazione che ospiterà lo stesso.
c. Lo IARA stabilirà i tempi per i compiti organizzativi.
Art. 6– Il sito web del Congresso
Le pagine web ufficiali del Congresso Nazionale di Radioastronomia Amatoriale saranno pubblicate all’interno del Sito Web dello IARA. Al Gruppo o Associazione ospitante è consentito creare su un loro spazio web un mirror delle pagine o di una parte dei contenuti di esse per promuovere l’evento. Il mirroring dei contenuti è sotto la responsabilità del Gruppo o Associazione ospitante, inoltre tutti i contenuti del mirror devono avere la supervisione del CD IARA prima della pubblicazione on-line.
Art. 7– Comunicati stampa
In anticipo rispetto alla data del Congresso vengono inoltre diffusi, dal Coordinatore di Sezione “Congressi ed Iniziative pubbliche” in concerto con il CD IARA, uno o più Comunicati Stampa per informare i Gruppi e le Associazioni sull’evento e via via sugli aggiornamenti dello stesso. I contenuti di tale Comunicato Stampa possono essere ripresi e pubblicati purché integralmente da altri Gruppi, Associazioni e Redazioni Giornalistiche nei rispettivi organi di informazione web o cartacei per favorire la promozione e la diffusione delle notizie riguardanti il Congresso Nazionale di Radioastronomia Amatoriale dello IARA.
Art. 8 – Doveri fondamentali
Per organizzare il Congresso è obbligatorio accettare e rispettare il seguente regolamento.
